PENTINGNYA MENJAGA ARSIP BAGI SETIAP MASYARAKAT
- PELAYANAN PUBLIK
-
PRINT +
DOWNLOAD PDF
Menjaga arsip pribadi maupun kolektif sangat penting untuk diperhatikan. Sadar arsip merupakan sikap mental yang harus dimiliki seseorang untuk meningkatkan kesadaran dan kepedulian terhadap arsip baik perorangan maupun instansi pemerintah. Hal tersebut diungkapkan oleh Kepala bidang kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kota Pekalongan, dede umihani SE MSi saat ditemui di Kantor Depo Arsip, Senin (4/1/2021).
Dede menyampaikan bahwa kesadaran akan menjaga arsip perlu dibangun pada tiap individu. Dokumen perorangan yang perlu diperhatikan kearsipannya yakni Sertifikat, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akte Kelahiran dan lain sebagainya. Dokumen penting tersebut perlu dijaga dan ditata dengan baik agar sewaktu-waktu diperlukan bisa dengan mudah dicari dan tidak tercecer.
“Masyarakat bisa secara mandiri melakukan penataan arsip pribadi maupun keluarga. Kami ingin masyarakat bisa menjaga arsip penting mereka, sebab arsip tidak selalu terkait instansi saja,” ungkap Dede.
Lanjutnya, Dede memberikan tips bagi masyarakat untuk dapat mengelola arsip keluarga maupun pribadi diantaranya yakni Pertama, pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Kedua, pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. Ketiga, Dede menyarankan supaya semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Keempat, tempatkan dokumen asli ditempat yang tinggi dan mudah dijangkau.
Selain itu, kedepan pihaknya melalui program layanan alih media arsip untuk semua (Layani Mertua) sekaligus memanfaatkan aplikasi Arsip Elektronik Masyarakat (EMAS) milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah tidak hanya menyasar OPD internal Pemerintah Kota (Pemkot) Pekalongan namun juga akan menyasar masyarakat.
“Dengan memanfaatkan digital, nantinya tidak hanya disimpan di galeri namun juga bisa disimpan di cloud menggunakan aplikasi EMAS. Bisa di unduh di playstore. Jadi walaupun ganti gawai masih bisa di akses dimanapun dan kapanpun,” tutur Dede.(BatikTV)
Dede menyampaikan bahwa kesadaran akan menjaga arsip perlu dibangun pada tiap individu. Dokumen perorangan yang perlu diperhatikan kearsipannya yakni Sertifikat, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akte Kelahiran dan lain sebagainya. Dokumen penting tersebut perlu dijaga dan ditata dengan baik agar sewaktu-waktu diperlukan bisa dengan mudah dicari dan tidak tercecer.
“Masyarakat bisa secara mandiri melakukan penataan arsip pribadi maupun keluarga. Kami ingin masyarakat bisa menjaga arsip penting mereka, sebab arsip tidak selalu terkait instansi saja,” ungkap Dede.
Lanjutnya, Dede memberikan tips bagi masyarakat untuk dapat mengelola arsip keluarga maupun pribadi diantaranya yakni Pertama, pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Kedua, pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. Ketiga, Dede menyarankan supaya semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Keempat, tempatkan dokumen asli ditempat yang tinggi dan mudah dijangkau.
Selain itu, kedepan pihaknya melalui program layanan alih media arsip untuk semua (Layani Mertua) sekaligus memanfaatkan aplikasi Arsip Elektronik Masyarakat (EMAS) milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah tidak hanya menyasar OPD internal Pemerintah Kota (Pemkot) Pekalongan namun juga akan menyasar masyarakat.
“Dengan memanfaatkan digital, nantinya tidak hanya disimpan di galeri namun juga bisa disimpan di cloud menggunakan aplikasi EMAS. Bisa di unduh di playstore. Jadi walaupun ganti gawai masih bisa di akses dimanapun dan kapanpun,” tutur Dede.(BatikTV)